Я зареєструвався приватним підприємцем і хочу взяти на роботу декілька чоловік. Чи потрібно мені заповнювати їх трудові книжки? Чи зобов’язаний я заводити трудову книжку, якщо працівник працевлаштовується вперше?

Відповідь:

Підприємець повинен заповнювати трудові книжки своїх працівників. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізособи понад 5 днів (ст. 48 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) і п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту та Мін’юсту від 29.07.93 р №58 (далі – Інструкція №58)).

Порядок заповнення трудової книжки регламентує Інструкція №58, яка поширюється на всіх роботодавців: як на юросіб, так і на фізосіб. У заповненні трудових книжок працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – підприємців (далі – ФОП) є свої особливості.

По-перше, згідно з п. 2.20-1 Інструкції №58 трудові книжки працівників ФОП зберігаються безпосередньо у працівників.

По-друге, ФОП робить запис до трудової книжки працівника про прийом на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладеного з ним письмовим трудовим договором, зареєстрованими в установленому порядку в державній службі зайнятості. Форма трудового договору між працівником і фізособою, яка використовує найману працю, та порядок його реєстрації затверджені наказом Мінпраці від 08.06.01 р №260.

Трудовий договір повинен бути зареєстрований ФОП (або за нотаріальним дорученням уповноваженою ним особою) у державній службі зайнятості за місцем свого проживання у тижневий строк з моменту фактичного допуску працівника до роботи.

Записи в трудову книжку працівника про прийом і звільнення вносить сам ФОП (п. 14 Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затвердженого наказом Мінпраці від 08.06.01 р №260). Внесені ФОП до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.

При прийомі на роботу в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки ФОП вносить запис до графи 3 такого змісту: «Прийнято на роботу [далі вказується професійна характеристика роботи] за трудовим договором [вказуються дата і номер договору], зареєстрованим у державній службі зайнятості [вказується повна назва центру зайнятості]». При цьому в графі 4 указується, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості): «Трудовий договір [номер] зареєстровано [дата в форматі ДД.ММ.РРРР]»).

При звільненні ФОП робить у трудовій книжці запис в графі 3: «Звільнений [далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП])». У графі 4 указується дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «Трудовий договір [номер] Знято з реєстрації [дата]».

Якщо ФОП – перший роботодавець для працівника. Чи повинен ФОП заводити трудову книжку для працівника, який працевлаштовується вперше – це досить давнє та неоднозначне питання.

Грунтуючись на прямих законодавчих нормах (ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції №58), ніщо не забороняє приватному підприємцю при необхідності самостійно заводити трудові книжки на працівників, які її ще не мають. Але центри зайнятості на місцях часто відмовлялися підтверджувати записи в трудовій книжці, яку відкрив приватний підприємець. Мабуть, вони керувалися роз’ясненнями Мінпраці, викладеними в листах від 12.03.07 р №66 / 06 / 186-07, від 23.03.06 р №ДЦ-12-1528 / 0 / 6-06 де говорилося, про те, що фізособа-працедавець і посадові особи державної служби зайнятості (які здійснюють свої функції з ведення трудових книжок працівників у межах, визначених п. 2.20-1 Інструкції №58) не наділені правом оформлення трудових книжок працівникові. Така думка небезпідставна – адже в п. 2.12 Інструкції №58 вказано, що першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка. Як бачимо, про печатку фізособи-підприємця ні слова.

Держкомпідприємництва має іншу точку зору на цей рахунок: в листі від 30.03.06 р №2421 сказано, що ФОП повинні оформляти трудові книжки працівникам, які вперше виявили бажання працевлаштуватися, при цьому посадова особа органу державної служби зайнятості своїм підписом і печаткою завіряє тільки розділ трудової книжки «Відомості про роботу», в якому фізособи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, зареєстрованими в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Мін’юст у листі від 24.03.06 р №21-5-172 погоджується з тим, що механізм заповнення першої сторінки трудової книжки фізособою Інструкцією №58 не врегульовано, але конкретних пропозицій з приводу вирішення цієї проблеми не озвучує.

Ми вважаємо, що ФОП повинен завести трудову книжку для працівника, який працевлаштовується вперше, грунтуючись на прямих законодавчих нормах (ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції №58). Можливо, у вашому центрі зайнятості не відмовлять в завіренні записів в такий трудовій книжці. Якщо ж ситуація вирішиться не на вашу користь, то вам залишається дохідливо роз’яснити працівникові – його трудовий стаж не загубиться (трудовий договір є підтвердженням стажу роботи) і наступний роботодавець-підприємство може на підставі цього трудового договору внести дані про період роботи у ФОП в трудову книжку.